Estructura de la carta de presentación

La estructura de la carta para un voluntariado, así como para un empleo, un master, unas prácticas, etc. representa el vestido con el cual vamos a realizar una entrevista, mientras que el CV representa nuestra entrevista. Podrás imaginar, pues, la importancia que tiene este documento, para el cual un reclutador puede dedicar no mas de 5 minutos, con lo cual tendrás que ser claro y directo, evitando repetir contenidos que podrán encontrar en tu cv.

El inglés es mi motivación principal

A la hora de elegir una destinación para realizar un voluntariado, la mayoría suelen empezar por países/ciudades que ya conocen. Esto es normal, nos viene de instinto. Pero para un momento antes de lanzarte hacia Londres, París, Berlín, etc. y piensa que estos destinos serán seguramente los más demandados, con lo cual tendrás mucha más “competencia” en cuanto a candidaturas para el mismo puesto. 

Las entidades de acogida, además, son conscientes de que tod@s l@s candidat@s indican como “mejorar mi inglés” la razón principal por la cual solicitan el puesto, y consideran esta motivación como de muy poco valor, ya que tod@s la tienen. 

Siempre tendrás tiempo de ir de vacaciones o buscar un trabajo en una de estas ciudades, que hoy en día se encuentran a unas 4/5 horas de nuestras casas. Quizás sea la hora de lanzarse hacia un destino al que no pensamos ni un poco, de estos que, aún estando en Europa, no los consideramos para turismo. El desconocimiento en sí te abrirá un sin fin de oportunidades a tu llegada, y las expectativas cambiarán ya que, al no conocer para nada el lugar, su cultura y costumbres, todo será un aprendizaje y una sorpresa. 

El proyecto antes que el destino

Piensa en el proyecto más que en el destino, y recuerda que el voluntariado es una experiencia de aprendizaje donde no solo das sino que recibes mucho a cambio. 

Te permitirá abrir tu mente, ampliar tus horizontes, tener más profundidad y capacidad de análisis a la hora de evaluar e interpretar las cosas, y todas estas habilidades no se adquieren en la escuela. 

Dedica un tiempo antes de escribir la carta para pensar en que te gustaría realizar y aprender. Si andas perdid@, echa un vistazo a ejemplos de proyectos ya abiertos que buscan voluntari@s (aqui el database: https://europa.eu/youth/volunteering/project_en) o busca entidades por temas de interés (aquí el database con todas las entidades acreditadas para acoger/enviar voluntar@s europeos a través del Cuerpo Europeo de Solidaridad: https://europa.eu/youth/volunteering/organisations_en. Filtra por tema y por tipo de entidad (hosting organization) ya que las que solo son “sending organization” no pueden acoger.) 

Con esta información ya en mano, céntrate ahora en un solo tema y de este elige entre 10/15 proyectos, que deberás estudiar a fondo para entender que es lo que hace cada entidad y que es lo que busca de un voluntario. El database suele ser el banco de cartas de presentaciones de las entidades así que deberás realizar tu primero una labor de análisis y selección. Ten en cuenta que estas informaciones no se actualizan a menudo, con lo cual lo más interesante sería que te fueras a sus páginas web y redes sociales y, aunque entiendas poco de lo que ponen, es bueno saber que la entidad actualiza regularmente estos canales y publica imágenes de proyectos que realizan. Si no encuentras mucha información actualizada, quizás la entidad haya dejado de trabajar, aunque resulte aún inscrita en la base de datos de entidades acreditadas. 

Redactar la Carta de Presentación para un voluntariado

¿Para qué sirve?

Como te comenté anteriormente, la carta de presentación, o carta de motivación, sirve para que la entidad de acogida donde te gustaría realizar tu proyecto pueda conocerte un poco mejor. Es como un CV en 3 dimensiones, que permite a la entidad entrar en áreas de ti que el CV no suele mostrar. Es importante, pues, que uses pocas líneas pero las justas para poder abrirte a la entidad y hacer que ellos entiendan que tu eres la persona ideal para su proyecto. 

Mi consejo es que realices una dinámica personal muy eficaz para entender que es lo que debes poner en tu carta: escribe una carta a un ser querido (familia, amig@, amor…) que comienza con el título “Te quiero, pero tengo que irme…” y redacta una pequeña carta indicando que es lo que te empuja a emprender una nueva aventura, que necesitas saber de ti y que quieres que los demás conozcan de ti. 

La carta puede ser determinante a la hora de ser seleccionados para un proyecto, con lo cual no uses estas líneas haciendo simplemente “copia y pega”. Ten en cuenta que muchas organizaciones ni siquiera llegan a ver el CV porque es frecuente la situación en la cual el candidato no tenga experiencia profesional y no hay mucho que poner en el CV. 

No te olvides incluir las soft skills

En este caso, podrías destacar en la carta las que se suelen llamar “soft skills” o sea esas habilidades que desarrollamos gracias a la realización de actividades no formales de todos los días: ser representante de clase del instituto, o capitán del equipo de voleibol, haber coordinado el registro de atletas durante un maratón solidario o participar a la gran recogida de alimentos de la ONG con la cual colaboras, son solo algunos ejemplos de experiencias que, aun sin ser profesionales, te permiten desarrollar estas soft skills (trabajar en equipo, pensamiento crítico, adaptabilidad…)

Las 10 top soft skills que demandan las organizaciones

1 – Comunicación

Las habilidades de comunicación pueden ser orales o escritas y te permiten expresarte de manera efectiva en el lugar de trabajo. La comunicación es una habilidad determinante y también es útil en una variedad de sectores, como recursos humanos y administración. 

Algunos ejemplos incluyen:

• Claridad.
• Confianza.
• El respeto.
• Empatía.
• Escuchando.
• Comunicación verbal.
• Comunicación no verbal.
• Comunicación escrita.
• Retroalimentación constructiva.
• Amabilidad.

2 – Trabajo en equipo

Las habilidades de trabajo en equipo te permiten operar bien en un entorno grupal en el lugar de trabajo para realizar tareas de manera rápida y efectiva. El trabajo en equipo es fundamental para los proyectos de investigación, coordinación de eventos e ingeniería de software. Algunos ejemplos de habilidades relacionadas con el trabajo en equipo incluyen:

• Delegación.
• Escucha activa.
• Colaboración.
• Cooperación.
• Coordinación.
• Intercambio de ideas.
• Mediación.
• Negociar.

3 – Adaptabilidad

La adaptabilidad y la flexibilidad son habilidades relacionadas y se trata de aceptar y adaptarse al cambio. Son particularmente importantes cuando se trabaja en entornos de trabajo de ritmo alto y/o en constante cambio, como relaciones públicas, gestión de eventos, enfermería y publicidad. Algunos ejemplos incluyen:

• Autogestión.
• Toma de decisiones.
• Calma.
• Optimismo.
• Mente abierta.
• Análisis.
• Auto confianza.
• Organización.
• Automotivación.

4 – Resolución de problemas

Las habilidades para resolver problemas son una combinación del uso del pensamiento analítico y creativo para encontrar soluciones. Los sectores donde la resolución de problemas es vital incluyen la aplicación de la ley, la tecnología de la información y los campos relacionados con la medicina. Los tipos de habilidades para la resolución de problemas incluyen:

• Pensamiento transversal.
• Razonamiento lógico.
• Iniciativa.
• Persistencia.
• Observación.
• Persuasión.
• Negociación.
• Lluvia de ideas.
• Toma de decisiones.

5 – Creatividad

La creatividad es un tipo amplio de habilidad blanda que puede ayudarte a desarrollar soluciones innovadoras en los problemas en el trabajo. Los diseñadores, arquitectos y artistas son ejemplos de sectores en los que la creatividad es crucial para el éxito. Los tipos de habilidades creativas incluyen:

• Inspiración.
• Imaginación.
• Reencuadre.
• Mapas mentales.
• Visión.
• Innovación.
• Experimentando.
• Interrogatorio.
• Diseño.

6 – Ética laboral

La ética de trabajo es una habilidad blanda que demuestra su creencia en la importancia del trabajo y su capacidad para fortalecer su carácter. Demostrar ética laboral debería ser importante en todas los sectores, pero es vital para los socorristas, l@s educadores/as y l@s @enfermers. Los ejemplos de habilidades blandas relacionadas con la ética laboral incluyen:

• Responsabilidad.
• Disciplina.
• Iniciativa.
• Confianza.
• Compromiso.
• Auto motivación.
• Profesional.
• Trabajo en equipo.
• Gestión del tiempo.

7 – Habilidades interpersonales

Las habilidades interpersonales son aquellas que usas casi constantemente mientras interactúas y te comunicas con los compañeros de trabajo y la gerencia. Son vitales para las personas que trabajan en servicio al cliente, bienes o planificación financiera. Ejemplos incluyen:

• Humor.
• Tutoría.
• Redes.
• Sensibilidad.
• Paciencia.
• Tolerancia.
• Hablar en público.
• Refuerzo positivo.
• Diplomacia.

8 – Gestión del tiempo

Las habilidades de administración del tiempo demuestran tu capacidad para trabajar de manera eficiente y productiva al usar tu tiempo de manera inteligente. La mayoría de los empleadores aprecian esta habilidad blanda, pero es crucial si eres un director de proyectos o trabajas en la prevención de riesgos o en los campos legales. Algunas habilidades de gestión del tiempo son:

• Priorizar.
• Autoiniciador.
• Planificación.
• Toma de decisiones.
• Atención.
• Delegación.
• Manejo del estrés.
• Albardilla.
• Organización.

9 – Liderazgo

El liderazgo es una habilidad blanda que te permite guiar a otros mientras cumples los objetivos y la misión de tu organización. El liderazgo es fundamental para los emprendedores, todo tipo de gestión y carreras en la enseñanza. Las habilidades de liderazgo incluyen:

• Gestión de proyectos.
• Desinterés.
• Agilidad.
• Escuchar.
• Humildad.
• Inteligencia cultural.
• Autenticidad.
• Versatilidad.
• Generosidad.
• Confiar.

10 – Atención al detalle

La atención al detalle te permite ser minucioso y preciso en tu trabajo. Las carreras adecuadas para personas orientadas a los detalles incluyen contabilidad, farmacia e ingeniería. Algunas habilidades relacionadas con la atención al detalle son:

• Escuchar.
• Organización.
• Planificación.
• Análisis.
• Introspección.
• Memoria.
• Agudeza.
• Recordar.
• Interrogatorio.

Estructura de la carta de presentación

Ahora que ya tienes toda la información necesaria para poder preparar tu carta, te dejo aquí unas sugerencias sobre los contenidos, que, te recuerdo, debe ser personal y no un copia y pega, así como deberá cambiar si envías cartas a proyectos con temáticas diferentes. 

Los elementos principales son los siguientes:

• ¿Cómo te llamas?
• Cuantos años tienes y donde vives? (habla de tu pueblo/ciudad en una o dos líneas)
• ¿Qué estás haciendo ahora mismo o qué has estado haciendo últimamente? 
• ¿Qué te gusta hacer en tu tiempo libre? (aquí podrías incluir actividades relacionadas con las que se realizan en el proyecto, si tienen conexión)
• Porque quieres participar en un proyecto de voluntariado? Haz una descripción, sin listas, de los principales motivos que te animan (recuerda la carta a un ser querido..)
• Porque te interesa ese proyecto? ¿Por qué te gustaría colaborar en ese sector?
• ¿Qué habilidades puedes destacar de ti? (incluye las soft skills relacionadas a las experiencias que te han permitido adquirirlas)
• ¿Cómo podrías describirte en un par de palabras? 
• ¿Cuáles son tus valores? 
• ¿Cómo te describiría tu mejor amigo/a? (Esta parte que la escriba el/ella). Una cosa positiva y una negativa. 
• ¿Qué crees que puedes aportar al proyecto? Algo que destacarías y que otros igual no pueden aportar.
• Si tienes ya alguna idea de como colaborar y/o que aportar al proyecto, indica que te gustaría realizar.
• ¿Por qué te gustaría vivir en esa ciudad/pueblo? Es importante ir a Google y echar un vistazo al destino, para demostrar que te has interesado al punto de saber que hay una iglesia muy importante, o algún personaje famoso ha nacido allí, o es famosa por algún producto, arte, etc.
• Que te esperas del proyecto (tira de la carta a un ser querido)
• Si no has vivido ya solo/a lejos de casa de familia, ¿Cómo piensas sobrevivir? 
• Si has tenido ya experiencias de voluntariado, así como actividades socio-culturales, o colaboraste con entidades juveniles, indica cual eran tus funciones principales. 
• Si tienes ya una idea más o menos clara de lo que te gustaría hacer en el futuro, ¡indícala! Sobre todo si el voluntariado podría ayudarte a conseguir este sueño. 
• ¿Conoces ya el idioma del país de destino? Si no es así, ¿Cómo piensas enfrentarte a este reto? 
• Finalmente, cuál es tu disponibilidad? Si el proyecto es para 12 meses, debes comprometerte con que estarás centrado al 100% en el proyecto y no dejarás la entidad a la primera tentación o momento negativo que seguramente tendrás en tu experiencia. 

Recuerda que este no debe ser el orden estricto de cómo debería escribirse una carta, pero sí que debería incluir todos estos detalles. 

No olvides cepillarte los dientes!

Los pequeños detalles son los que suelen hacer la diferencia entre una candidatura y otra, con lo cual no pierdas la oportunidad de destacar matices que no pones en el cv. 

Se informal a la hora de escribir (la formalidad déjala en el CV) y destaca aspectos de tu personalidad que no se pueden deducir en tu CV, esta tridimensionalidad que no puedes encontrar en el cv y puedes sacar escribiendo la carta a un ser querido. 

Demuestra entusiasmo por cada proyecto específico. Sé que escribir varias cartas supone mucho más tiempo y dedicación, pero al final tendrás tu recompensa. Escribir una carta para todos los proyectos, si bien resulta más rápido, al final te da como resultado que la entidad se entera de que lo que has puesto en la carta no está dirigido a ellos (a veces te olvidas cambiar el nombre de la entidad, de la ciudad o incluso las temáticas del proyecto)

Así que podrás tener una estructura general de base, a la cual podrás cambiar estos detalles (nombre de la entidad, ciudad de destino, tipo de actividades…). Si, por ejemplo, una de las tareas será la organización de clases para jóvenes, podrás indicar que ya lo has hecho de forma informal con un hermano, con amigos o compañeros de instituto, o incluso lo has hecho como trabajo extra no profesional. Por supuesto, ponlo solo si lo has hecho de verdad! Lo mismo si has cuidado de un hermano menor durante muchos meses/años, o si has cuidado niños de otras familias y el proyecto tiene que ver con atención a colectivos desfavorecidos. 

No te preocupes si repites varias veces el nombre de la organización de acogida, o de la ciudad de destino. Es justo lo que hace más personal la carta y llega más al lector, que entenderá que te has esforzado por conocer más su realidad y esto les garantiza confianza y, en el subconsciente, les hará decantar su decisión final hacía “ese chico/a que hablaba de nuestra entidad y de nuestra ciudad…”

El diseño de la carta debe también destacar, ya que quien debe elegir el/los voluntarios puede que se enfrente a más de 100 solicitudes. Para decantarse por la tuya, algo en su mente deberá hacer click! Ordena bien el documento, sin cargarlo con colores e imágenes, pero sí que puedes incluir un par de fotos que pueden “abrir tu mundo al exterior” pues una foto con tu mejor amigo/a, una con tu mascota (si la tienes) con tu familia o en un monumento de tu pueblo/ciudad que es donde soléis quedar…Un par de fotos en el fondo de la carta siempre relajan la vista del lector, lo distraen de su lectura ligeramente pero lo suficiente para memorizar estas fotos y recordar más fácilmente tu solicitud frente a otras 99 sin fotos. 

Siempre abiertos!

Participar en un voluntariado europeo requiere tener una mentalidad abierta, espíritu de iniciativa, capacidad para trabajar en equipo, creatividad y un sin fin de soft skills que no tendrás mucho tiempo para descansar, afortunadamente. Debes mostrar siempre flexibilidad, y frente a un problema reaccionar buscando la solución en lugar de quejarte por lo que ya se ha verificado. 

Estilo de escritura de la carta de presentación para el voluntariado

La carta debe ser en inglés (a menos que no quieras ir a Francia o Italia, en estos casos se aprecia el esfuerzo de escribir en estos idiomas, pero solo si tienes ya conocimientos lingüísticos suficientes)

Trata de evitar la formalidad y temas burocráticos, usa la primera persona, redacta la carta utilizando word con autocorrector (evitarás faltas gramaticales que hacen difícil leer la carta), no pongas la fecha (evitas así confundirte) e introduce bien grandes a la derecha en la parte alta tus datos personales para poder encontrarte. Si lo pones arriba en grande, estos datos podrán ser visionados incluso sin abrir el documento, con lo cual será más fácil acordarse de tu solicitud. 

¿Cuánto de larga debe ser una carta de presentación para un voluntariado?

En este documento has podido ver un sin fin de consejos, trucos y sugerencias que deberías incluir en tu carta, pero recuerda que si un evaluador debe analizar más de 100 solicitudes, quizás dedique no más de 5 minutos a tu candidatura, incluyendo la lectura del CV. Trata de no superar el folio A4 incluyendo los datos personales bien grandes en alto a la derecha y un par de fotos abajo al final del documento. 

Guarda el documento en formato Word y en formato PDF. El Word lo utilizarás para editarlo cada vez que quieras enviar una candidatura, mientras que el .pdf será el que enviarán, al ser un formato que no se modifica al abrirlo. No olvides renombrar el documento, por ejemplo “Cover_Letter_Tunombre_Tusapellidos”

Recuerda que puede que a lo largo de tu búsqueda de un proyecto de voluntariado, que ya de por sí representa un “viaje”, una aventura, llegarás a enviar hasta 30 cartas o 40 o 50. El hecho de que no recibas respuesta puede que dependa de muchos factores: la entidad no tiene un proceso de selección abierto, no tiene capacidad para responder a todos, pero, también, puede que tu candidatura no esté preparada adecuadamente. Intenta pedir un feedback a la entidad de acogida, para ver donde puedes mejorar o si debes buscar otros sector de voluntariado. 

¡Mucha suerte!

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