Prácticas en el dpto. de admisiones de una escuela de idiomas en Dublín, Irlanda

Funciones y responsabilidades clave:

Introducir y procesar las reservas de los agentes, crear y enviar documentos relacionados con las reservas.
Los siguientes puntos describen las principales áreas en las que trabajará el becario, pero las tareas no tienen por qué limitarse a la lista siguiente:
1. El becario apoyará principalmente al Departamento de Admisiones en las siguientes áreas:
● Responder a las consultas de los agentes, principalmente en las siguientes áreas:
o Disponibilidad de cursos;
o Disponibilidad de alojamiento;
o Ofertas y promociones;
o Procedimientos de cancelación o aplazamiento.
● Introducción de las reservas de los agentes en el sistema de gestión de escuelas Fidelo.
● Creación y envío de confirmaciones de matrícula y facturas.
● Envío de información de bienvenida a agentes/estudiantes antes de la fecha de inicio del estudiante.
● Seguimiento de la información que falta de los estudiantes, como el número de pasaporte y los detalles del vuelo.
● Seguimiento de los pagos y de los formularios requeridos, como los formularios de consentimiento de los padres o
formularios médicos y de necesidades educativas especiales.
● Creación de listas de estudiantes y recopilación de información relevante para las autoridades de inmigración.
● Solicitar seguros médicos y pedir cartas de seguro modificadas.
● Preparar los documentos GNIB para los estudiantes del Año Académico.
● Preparar cartas de estudiante, salida, asistencia y oferta según sea necesario.
● Cubrir las llamadas telefónicas.
● Tomar los pagos de los cursos.
● Envío de correos electrónicos a alumnos con baja o nula asistencia.
● Envío de resultados de pruebas de evaluación a alumnos que acudieron a realizar prueba de nivel.

2. El becario colaborará con el Departamento Académico para:
● Realizar las tutorías de la primera semana con los nuevos alumnos.
● Responder a consultas sobre fechas de exámenes, plazos, simulacros de exámenes, calificaciones y precios.
● Apoyar en los días de pruebas de examen como Marshal durante los exámenes, si es necesario.
● Solicitar los resultados de los exámenes cuando los estudiantes requieran cartas de salida.
● Recibir listas de alumnos con baja o nula asistencia y ponerse en contacto con estos alumnos.
● Recibir los resultados de las pruebas de evaluación de los alumnos que acudieron a una prueba de nivel.

3. El pasante trabajará con el Departamento de Programa Social para:
● Apoyar como líder de programa social, si se requiere.
4. El becario trabajará con FOH/Student Engagement para:
● Ayudar en las veladas sociales y eventos estudiantiles en la escuela.
● Cualquier otra tarea de FOH si es necesario.
5. El becario trabajará con el Departamento de Alojamiento para:
● Averiguar y transmitir las peticiones especiales de los estudiantes.
● Consultar la disponibilidad.
● Añadir a los estudiantes que reserven alojamiento a las listas respectivas.
● Informar al departamento de alojamiento de las reservas de alojamiento, prórrogas y
cancelaciones.
● Informar al departamento de alojamiento sobre reclamaciones.
● Informar a los estudiantes a quién dirigirse para cualquier consulta relacionada con el alojamiento.
● Apoyar en la preparación de los paquetes de bienvenida de los grupos. si es necesario.
6. El becario trabajará con el departamento de contabilidad para:
● Preguntar sobre el estado de los pagos.
● Realizar el seguimiento de los pagos y solicitarlos.
Cobrar los pagos (en efectivo o con tarjeta de crédito).