Prácticas en una escuela de idiomas como recepcionista en Dublín, Irlanda

Tareas y responsabilidades clave:
Los siguientes puntos resumen las principales áreas en las que trabajará el becario, pero las tareas no tienen por qué limitarse a la lista que figura a continuación:
1. El becario trabajará en la recepción y prestará apoyo a:
● Llamadas telefónicas, consultas sin cita previa, consultas de estudiantes, solicitudes de impresión de estudiantes, registro de estudiantes para actividades, registro de nuevos estudiantes y re-registro de estudiantes.
● Realizar recados escolares a petición del equipo de recepción, incluyendo la adquisición de desayunos,
suministros de cumpleaños, correos, etc.
● Realizar los pagos de: matrícula del curso, matrícula del material, matrícula del alojamiento, matrícula del examen, matrícula del seguro médico y programa social.
● Recibir, firmar y comprobar las entregas que llegan a la escuela.
● Recibir las entregas de material de papelería, gestionar las existencias, informar al equipo de recepción de los pedidos que deban realizarse y mantener un almacén organizado.
● Distribuir el correo al personal si es necesario.
Proporcionar información precisa a todas las consultas internas o externas.
● Registrar la entrada y salida de los visitantes y entregarles cordones de identificación.
Exigir a cualquier visitante, estudiante o miembro del personal que muestre su identificación.
● Preparar paquetes de bienvenida para todos los estudiantes nuevos.
● Comprobar el correo electrónico general de la escuela, reenviar la información al personal pertinente y responder a los correos electrónicos, si es necesario.
● Mantener limpias y ordenadas las zonas comunes de la escuela y la recepción, y regar las plantas semanalmente.
● Realizar revisiones semanales de las aulas y mantener registros precisos.

● Asegurarse de que la cocina del personal se revisa rutinariamente y se mantienen las existencias.
Realizar la iniciación de los nuevos estudiantes cada semana.

2. El becario colaborará con el Departamento Académico para:
● Tomar los pagos de los exámenes
● Apoyar como Marshal durante los exámenes, si es necesario.
● Dar a los estudiantes información precisa sobre los exámenes, fechas, plazos, simulacros y precios.
● Informar de cualquier felicitación o queja de los alumnos.
● Hacer tutorías semanales con los nuevos alumnos.
3. El becario colaborará con el Departamento de Programas Sociales para:
● Apoyar como responsable del programa social, si es necesario.
● Apoyar al becario de SP cuando sea necesario, comprobar que los carteles de los periódicos murales, las hojas de inscripción, las diapositivas de la televisión del vestíbulo TV y las actividades en Fidelo tengan información coherente.
Crear diapositivas para la televisión del vestíbulo con carteles semanales de SP y clubes de estudio.

4. El becario colaborará con el Departamento de Alojamiento para:
● Orientar a los estudiantes sobre cómo llegar a la oficina de Alojamiento.
● Tomar los pagos del alojamiento.
5. El becario trabajará con el Departamento de Contabilidad para:
● Mantener todos los recibos diarios de las tarjetas de crédito organizados y listos para que cuentas los recoja.
● Tomar los pagos y registrarlo todo a través de Fidelo, así como escribir el nombre del beneficiario en el reverso de los recibos de las tarjetas de crédito.
● Organizar las monedas y entregarlas a contabilidad.
● Contar el flotante de la caja, cotejar cada mañana los recibos de las tarjetas de crédito con el registro de Fidelo
y enviar los totales al correo electrónico de contabilidad.
6. El becario trabajará con el equipo de Salud y Seguridad para:
● Asegurarse de que las salidas de incendios de la escuela están libres de obstrucciones y comprobar el equipo de seguridad contra incendios y registrar las comprobaciones según se indique.
Comprobar los equipos de seguridad contra incendios y registrar las comprobaciones según las instrucciones; señalar cualquier fallo al responsable de salud y seguridad.
● Mantener los suministros de primeros auxilios y registrar las comprobaciones según se indique.

7. El becario trabajará con Bienestar y Salvaguarda para:
● Dirigir a los estudiantes a los responsables de bienestar y salvaguarda adecuados en caso de que un estudiante tenga un problema, queja o situación preocupante de un alumno.
● Garantizar que los carteles y folletos sean coherentes en toda la escuela, que estén actualizados y en consonancia con la política escolar vigente.
● Controlar a los alumnos menores de 18 años antes de su clase (inscribir a alumnos individuales, no a grupos);
asegurarse de que están en clase cuando se les asigna y seguir el procedimiento si no están presentes.
8. El becario colaborará con el Departamento de Admisiones para:
● Informar de cualquier solicitud de cancelación de curso.
● Comprobar y registrar las vacaciones de los estudiantes según lo solicitado a través del correo electrónico.
● Ayudar con los documentos bancarios de los estudiantes y servir de enlace con AIB para los horarios de citas semanales.
● Escribir notas semanales en el perfil de los estudiantes que asisten a la reunión AY.
● Comprobar y excusar las ausencias de los estudiantes (cuando proceda) según lo solicitado a través del correo electrónico.